Ver Coşkuyu
Ver Coşkuyu
Ver Coşkuyu
Ver Coşkuyu
Ver Coşkuyu
Ver Coşkuyu
Ver Coşkuyu
Ver Coşkuyu

osman_hira_bgOsman HIRA
Yazı İşleri Müdürü

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE TANIM 

  • Müdürlüğün Görevleri 
  1. Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediyeler Kanunu’nun 48. Maddesi gereğince Başkan Yardımcısı kanalı ile Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir.
  2. Yazı İşleri Müdürlüğü, evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi, meclis ve encümen kararlarının alınması, nikâh akitlerinin yapılması ve iş ve işlemlerini yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yürütmekle görevlidir.
  3. 5393 Sayılı yasanın Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyon görevi yapar, Meclis toplantılarını süresi içerisinde ilan edilmesini sağlar, Meclis toplantı tutanaklarını tutar, toplantıları kayda alır, kayıtların kaset çözümlemesini yapar, ve arşivler. Meclis kararlarının yazılımını sağlar ve birer nüshasını arşivler. Karar özetlerini ilgili birimlere ulaştırır. Meclis kararları ve gündemini internette yayınlatır.
  4. 5393 Sayılı yasanın 33. Maddesine istinaden Belediye Başkanı tarafından Encümen üyesi olarak görevlendirilen Yazı İşleri Müdürü, mahiyetinde çalışan elemanlar aracılığı ile Encümenin çalışma koşullarını ve karar alınmasını sağlar. Kararları dikte eder. Encümen kayıt defterine karar numarası vererek alınan kararları kayıt yaptırır. İlgili onaylardan sonra karar suretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırır. Karar asıllarını sırasına göre dosyalar ve arşivler.
  5. Yazı İşleri Müdürlüğü, belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetle teslim alır. Konularına göre evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerini tamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılmasını, aynı şekilde tüm birimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını belirli bir düzen içerisinde sağlar.
  1. Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı yasa ve Medeni kanunla Belediye Başkanına görev olarak verilen resmi nikah işlemlerini başkanın onayı ile görevlendireceği evlendirme memuru aracılığı ile yapar. Evlendirme memurluğu görev ve sorumluluk açısından bu yönetmelik hükümlerine uymak zorundadır.
  2. Yazı İşleri Müdürlüğü’ndeki İnsan Kaynakları birimi personelle ilgili iş ve işlemleri yapar.
  3. (a) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon Müdür tarafından sağlanır.

(b) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre  iletilir.

(c) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

(d) Birim içerisindeki demirbaşların ilgili personele zimmetini sağlar.

(e) Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılma durumunda görevleri              gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak              yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

(f) Çalışanın ölümü halinde kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni                görevliye teslim edilir. 

  • Müdürlüğün Belediye Meclisi ile ilgili görevleri: 
  1. Müdürlüklerden Belediye Meclisinde görüşülüp, karara bağlanmak üzere Belediye Başkanlığından havaleli olarak gönderilen dosyalarla meclis gündemini Belediye Başkanı adına hazırlayıp, Meclis Başkanına, Meclis başkan vekilleri ve meclis üyelerine dağıtımını sağlamak,
  2. Oluşturulan Meclis toplantı gündem dosyasını 3 gün önceden Meclis Üyelerin adreslerine; Zabıta memurlarınca, posta veya elektronik posta marifetiyle tebligatın yapılmasının dağıtımını sağlamak,
  3. Belediye Meclis kararlarının yazımının kontrolünü yapmak,
  4. Belediye Meclisinde alınan kararları ve tutanak özetlerini Meclis Başkanlık divanı görevlilerine imzalatılması ve bu kararların arşivleyerek muhafazasını sağlamak,
  5. Belediye Meclisince alınan kararlardan Belediye başkanı tarafından yasal süresi içerisinde yeniden görüşülmek üzere Meclise iade edilmeyen kararların; mülki amire onaylanması için gönderilmesinin kontrolünü yapmak,
  6. Alınan kararların, onay işlemleri bittikten sonra ilgili Müdürlüğüne gönderilmesinin kontrolünü ve bir suretinin de müdürlük arşivinde saklanmasını sağlar,
  7. Meclis toplantı tarihi, toplantı gündemi, karar özetleri, tutanak özetleri, Meclis üyeleri ve ihtisas komisyonları görev dağılımı listesinin internet ortamından yayımını kontrol etmek,
  • Müdürlüğün Belediye Encümeni ile İlgili Görevleri: 
  1. Belediye birimlerinin bağlı oldukları Başkan Yardımcısının uygun görüşü ile Belediye Başkanınca Encümene havale olunan dosyalarla, Encümen gündemini oluşturmak ve toplantı esnasında Encümene sunulmasını sağlamak,
  2. Belediye Encümenince alınan kararların yazılmasını, dosyalanmasını ve gereği için ilgili birimlerine gönderilmesini sağlamak,
  3. Encümence alınan kararların, encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları Encümen başkanı ve üyelerine imzalatılmasını sağlamak,
  • Müdürlüğün Genel Evrak kayıt ile ilgili görevleri: 
  1. Belediye Başkanlığına; kamu kurum ve kuruluşlarından gelen evrakların bilgisayar ortamında kaydını yapmak ve ilgili birimlere havalesini yaparak zimmetle teslim edilmesini sağlamak,
  1. Belediye Başkanlığına vatandaşlar tarafından verilen dilekçeleri kabul etmek, Başkan ve/veya Başkan Yardımcısına havale ettirilerek kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek,
  2. Belediyeden posta ile gelen evrakları teslim almak, gönderilecek evrakların kurye tarafından posta zimmet defterine işlenerek PTT´ye zimmet karşılığı verilmesini sağlamak,
  3. Belediyenin genelini ilgilendiren evrakları, ilgili Müdürlüklere havale edip, koordinasyonu sağlayacak Müdürlüğü, belirlemek ve cevaplarının verilip verilmediğinin kontrolünü yapmak, 

      Müdürlüğün İnsan Kaynakları ile İlgili Görevleri:

     a) Memur Personel: 

  1. Memur Personelin kurum içi görevlendirme, kurumlar arası nakil, kadro değişikliği, açıktan atama ve geçici görevlendirme işlemlerinin yapılması, talep dilekçelerinin incelenip sonuçlandırılması, göreve başlayış işlemlerinin yapılması.
  2. Memur personelin derece terfi ve kademe ilerlemesi terfi tarihlerini belirten listelerin takibi, onaylarının alınması, maaşa etki yapan kıdem ve hizmet yıllarının tespiti.
  3. Memur personelin ücretsiz izin (askerlik, doğum sonrası) göreve başlayış ve görevden ayrılış işlemlerinin yapılması.
  4. Memur personel ile ilgili her türlü işlemlerin bilgisayar ortamında kayıt altına alınmasının ve bilgilerin muhafazasının sağlanması.
  5. Memur personelin hizmet borçlanma ve intibak (SSK, öğrenim değişikliği, askerlik süresi) işlemlerin yapılması.
  6. Ataması yapılacak memur personelin ilk işe girişte ve belirli sürelerde alınması gereken kanuni belgelerinin alınarak incelenmesi ve usulüne uygun olarak saklanması.
  7. İşe girişten itibaren tüm çalışma yıllarını, kademe ve derece değişikliklerini gösterir hizmet belgelerinin düzenlenmesi
  8. Belediyemizden naklen giden ve Belediyemize naklen atanan memur personelin özlük dosyalarının nakil gittikleri kuruma gönderilmesi, gelenlerin ise dosyalarının teslim alınması.
  9. Sonu 0 ve 5 ile biten yıllarda şubat ayının son gününe kadar, Memur Personelden Mal beyanı alınması, önceki yıllarda alınan beyannamelerle karşılaştırma yapılması ve muhafaza edilmesi.
  10. Memur Personelin özlük bilgilerinin Sosyal Güvenlik Kurumunun hazırlamış olduğu Hizmet Takip Programına (HİTAP) girişinin yapılması.
  11. Personelin evlilik ve mahkeme kararı vb. nedenlerden kaynaklanan soyadı değişikliklerinin Sosyal Güvenlik Kurumunun (HİTAP) programında girişini yapmak.
  1. Emeklilik Hizmet yıllarını tamamlayanların ve emekliye ayrılmak isteyenlerin emeklilik işlemlerinin yapılması
  2. Memurların özlük dosyalarının korunması ve kurum sicil numarası esasına göre düzenleyerek arşivlenmesi.
  3. İzinlerini yurt dışında geçirmek isteyen memurların Valilik Makamından yurtdışı izin onayının alınması
  4. Bir üst öğrenimi bitirenlerin intibaklarının yapılması,
  5. İzine ayrılan müdürlerin ve Başkan Yardımcılarının izinli olduğu süre içinde görevini yürütecek personelin vekâleten görevlendirme işlemlerinin yapılması.
  6. Yürürlükteki mevzuat gereği kısmi personel alımında Belediye Meclisinden izin alma işlemlerinin yapılması.
  7. Memurların bakmakla yükümlü bulundukları aile fertleri ile ilgili eş durumlarında, yeni doğumda Tedavi Yardımı Beyannamesi doldurularak Sosyal Güvenlik Kurumundan aktivasyon işleminin yapılması.
  8. Personelin özlük hakları ile ilgili konularda Devlet Personel Başkanlığından görüş almak ve bu doğrultuda işlem yürütmek.
  9. Personel görevlendirmelerinde müdürlükler arası bilgilendirme yazışmalarının yapılması.
  1. Belediyemizde staj yapmak isteyen stajyerlerin onayları alınarak branşlarına uygun Müdürlüklerde görevlendirilmeleri.
  2. Memurların özlük haklarına ilişkin çeşitli kurumlardan gelen bilgi ve belge taleplerine gerekli yazışmalarla cevap verilmesi.
  3. Özlük dosyalarının nakil, emeklilik, vefat, istifa vb. durumlarda sicil numarası sırası gözetilerek arşivlenerek muhafaza edilmesi.
  4. Memur personelin görev yeri belgesi talebi vb. dilekçeli müracaatlarının cevaplandırılması.
  5. Memur personelin Hizmet Sendikalarına üye olma ve istifa etme aşamalarında gerekli mevzuatın uygulanması.
  6. Yürürlükteki mevzuat gereği açıktan atama, kadro ihdas ve kadro derece unvan değişiklikleri ile ilgili yazışmalarının yapılması.
  7. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun uygulanması ve meydana gelecek değişikliklerin takip edilmesi.
  8. Müdürlükçe işlem yapılan ve dağılımı gereken evrakların kayda alınarak zimmet defteri ile imza karşılığında teslim edilmesi.b) İşçi Personel: 
  1. Toplu İş Sözleşmesi taslağının ve tutanaklarının hazırlanması.
  2. Tüm işçi personelin sosyal haklarını düzenleyen taraf sendika ile işveren adına toplu iş sözleşme görüşmelerini yapmak, 6356 sayılı Kanunların öngördüğü evrakları tamamlayarak sonucunu Mali Hizmetler Müdürlüğüne bildirmek,
  3. Müdürlükler tarafından gönderilen yıllık izinlerin işlendikten sonra dosyalarına kaldırılması,
  4. Geçici İşçi Vize Alınması için Belediye Meclisine Onay Hazırlanması,
  5. İşçi Personelin yıl içinde almış olduğu izin ve istirahatlarının takibinin yapılması işlenmesi ve dosyalarına kaldırılması,
  6. İş Kanunu ve TİS gereği bütün işçilerin senelik izin, ücretsiz izin ve sağlık raporlarının işlenmesi ve takip edilmesini sağlamak,
  7. 4857 sayılı İş Kanununa tabi işçi personelin belediye birimlerinde çalıştırılmak üzere işe alınması için gerekli işlemleri yürütmek,
  8. Emekliliği dolan işçi personelin Sigorta Kanunu gereği talepleri üzerine emeklilik işlemlerini yürütmek, dosyalarını kapatmak,
  9. 4857 sayılı İş Kanununun ilgili maddeleri gereğince iş akdi feshedilecek personellerin işlemleri yürütmek,
  10. Mahkemelik olan işçi personeller için iş ve işlemleri yürütmek,c) Sözleşmeli Personel: 
  1. 5393 sayılı Belediye Kanunun 49.maddesi gereği kadro karşılığı çalıştırılan sözleşmeli personelin ücretinin belirlenmesi için Belediye Meclisine sunulmak üzere Onay hazırlanması
  2. Sözleşmeli Personel Olarak İstihdam edilecek personel ile Tam Zamanlı Sözleşme imzalanması için sözleşmelerin hazırlanması
  3. İmzalanan sözleşmelerin, personele ait evrakların, diplomaların ve Meclis Kararının tasdikli fotokopileri ile dolu boş kadro cetvellerinin hazırlanarak, sözleşme tarihinden itibaren 30 gün içerisinde İçişleri Bakanlığına gönderilmesi
  4. Sözleşmeli Personelin yıl içinde almış olduğu izin ve istirahatlarının takibinin yapılması, işlenmesi ve dosyalarına kaldırılması
  5. Sözleşme imzalanan her bir personel için özlük dosyası hazırlanması ve arşivlenmesi
  6. Çeşitli nedenlerden dolayı işten ayrılan personelin işten çıkış işlemlerinin yapılması
  7. Sözleşmeli Personel ile ilgili mevzuatın takip edilmesi

 Müdürlüğün Evlendirme Birimi ile İlgili Görevleri: 

  1. Müdürlüğe evlenme akdi yapmak üzere yapılacak başvuruları kabul etmek,
  2. Belediye Başkanının yetkilendireceği kişi tarafından nikâhların kıyılmasını sağlamak,
  1. Nikâh işlemlerinin tamamlanmasından sonra Nüfus Müdürlüğüne nikah bilgilerini bildirmek, Mernis tutanakları işlemek, 

 Müdürlüğün Arşiv Birimi ile İlgili Görevleri 

1. İşlemi biten her türlü yazı, rapor ve davaya ilişkin evraklar klasörlere konularak Müdürlüğün onayı ile birim arşivine kaldırılır.

2. Bunların saklanmasından ve istendiğinde çıkarılmasından birim şefi ile diğer personeller sorumludur.

Yazı İşleri Müdürlüğü Görev, Yetki ve Çalışma Yönetmeliği

Best online bookmaker Sky Bet read full bookie review at bettingy.com

Tavas Belediyesi © Copyright 2014 | Tüm Hakları Saklıdır